Şirketlere para ve zaman kaybettiren görünmeyen 7 problem

Kayıp her zaman faturada görünmez. Bazen bir toplantıda, yanıt bekleyen bir onayda, ikinci kez yapılan bir işte ya da sessizce unutulan bir satış fırsatında ortaya çıkar. Bu kayıplar raporlara yansımayabilir. Çoğu zaman işin nasıl düzenlendiğiyle ilgilidir; bu nedenle onları bulmanın en iyi yolu işin kendisine bakmaktır.

Bu sorunlar neden bugün daha pahalıya mal oluyor?

Çünkü telafi edilecek zaman giderek azalıyor. Aynı iş daha az kişi ve daha kısıtlı bir bütçeyle yürütüldüğünde, gereksiz her adım haftası zaten dolu olan birinin zamanını alır.

Büyüme, küçülme, maliyet baskısı, yeni pazarlara açılma, yeniden yapılanma veya yeni bir teknolojiye geçiş şirketin çalışma koşullarını değiştirebilir. Ancak süreçler, roller ve araçlar aynı kalabilir. Önceki koşullara göre kurulmuş bir çalışma biçimi artık işin ihtiyaçlarına yeterince cevap vermeyebilir.

Kaynaklar kısıtlı olduğunda tekrar yapılan işler ve birkaç kişiye bağımlılık daha pahalıya gelir; çünkü bu işlere harcanan saatler ekibin başka işler için kullanamayacağı saatlerdir. Tek başına maliyet kesintisi yapmak bu sorunları olduğu yerde bırakıp aynı işi daha az kişinin üzerine yükleyebilir. Bu seçimi “Maliyetleri azaltmak mı, iş yapış biçimini iyileştirmek mi?” yazısında ele alıyoruz.

Zaman ve para kaybettiren yedi görünmeyen sorun neler?

Aşağıdaki listeyi okurken teklif hazırlamak, sipariş karşılamak veya müşteri talebine yanıt vermek gibi gerçek bir süreci aklınızda tutun. Belirli bir iş üzerinden düşünmek, soruları yanıtlamayı kolaylaştırır.

1. Tekrar yapılan işler

Aynı iş birden fazla kez yapılır ya da zaten yazılı olan bilgiyi yeniden gözden geçirmek için toplantılar düzenlenir. Tekrarlar, hiçbir raporda görünmeyen saatleri tüketir.

Sorun: Şirketinizde hangi iş iki kez yapılıyor ve ikinci kez kim tarafından yapılıyor?

2. Birkaç kişide biriken onaylar

Kararlar ve onaylar az sayıda kişinin üzerinde toplanır. Bazı kararlar işi yapan kişiler tarafından verilebileceği hâlde, işler o kişilerin yanıt vermesini bekler.

Sorun: Şu anda hangi onaylar bekliyor ve bunların kaçı gerçekten o kişinin kararını gerektiriyor?

3. Bilginin tek bir kişide kalması

Kritik bilgi yalnızca bir kişinin hafızasındaysa o kişi meşgul olduğunda, izin aldığında veya şirketten ayrıldığında iş yavaşlayabilir ya da durabilir. Özellikle küçük ekiplerde aynı kişi, başka pek çok iş için de başvurulan tek kişi hâline gelebilir.

Sorun: Kilit bir kişi iki hafta boyunca işte olmasa hangi işler zor ilerlerdi?

4. Farklı dosya ve araçlara dağılmış bilgi

Aynı bilgi farklı kişiler tarafından farklı yerlerde tutulur. Hangi sürümün doğru olduğundan emin olunamadığında karar vermeden önce rakamları kontrol etmek için zaman harcanır.

Sorun: Önemli bir bilgi seçin. Bu bilgi kaç dosyada veya sistemde tutuluyor ve güncel olanı kim kontrol ediyor?

5. Takip edilmeyen satış fırsatları

Bir talep gelir, teklif gönderilir veya müşteri ilgi gösterir; ancak sonraki adım kararlaştırılmaz. Takip, birinin hatırlamasına bağlıysa ekip başka işlerle meşgulken fırsat sessizce kaybolabilir.

Sorun: Açık bir satış fırsatı seçin. Sonraki adım belli mi, sorumlusu kim ve ne zaman yapılacağı belirlenmiş mi?

6. Ekipler arasında kaybolan işler

Bir iş bir kişiden veya bölümden diğerine geçer ama devir net değildir. Sonraki kişi işin hazır olduğunu bilmeyebilir, gerekli bilgiye sahip olmayabilir ya da sorumluluğun başka birinde olduğunu düşünebilir. Sonuç; gecikme, tekrar tekrar soru sorma veya kimsenin üstlenmediği bir iş olabilir.

Sorun: İş hangi devir noktasında en sık takip edilmek, açıklanmak veya geri gönderilmek zorunda kalıyor?

7. Üst yönetimin günlük işlere çekilmesi

Günlük kararlar sürekli üst yönetime taşındığında yöneticiler, işi en yakından bilen kişilerin verebileceği kararlarla zaman harcar. Bu sırada diğer kararlar bekler; ekip de onay almadan harekete geçmekte tereddüt edebilir.

Sorun: Yetki sınırları net olsa, hangi kararları işi yapan kişiler kendi başlarına verebilirdi?

Sık yapılan hata ne?

Her sorunu ya insanların hatası ya da teknoloji eksikliği olarak görmek. İnsanlardan “daha dikkatli olmalarını” istemek belirsiz bir iş devrini çözmez; yeni bir araç satın almak da üzerinde anlaşılmamış bir çalışma biçimini düzeltmez.

Önce işin nasıl ilerlediğini anlamak gerekir: işi ne başlatıyor, hangi adımlardan geçiyor, hangi bilgi gerekiyor, kararları kim veriyor ve sonrasında ne oluyor? Ardından doğru değişikliğin gereksiz bir adımı kaldırmak mı, sorumluluğu netleştirmek mi, karar kuralı belirlemek mi, iş devrini iyileştirmek mi yoksa teknoloji kullanmak mı olduğuna karar verilebilir.

Nereden başlamalısınız?

Yedi alanın hepsini aynı anda düzeltmeniz gerekmiyor. Tek bir süreç seçin ve işi yapan kişilerle baştan sona izleyin.

1. İlk talepten işin tamamlanmasına kadar geçen adımları yazın.
2. Tekrar yapılan, karar bekleyen, açıklığa kavuşturulması gereken veya düzeltme için geri dönen noktaları işaretleyin.
3. Sürece dahil olan kişilere, normal bir haftada en çok zaman kaybettiren noktanın hangisi olduğunu sorun.
4. Elinizdeki kişiler ve araçlarla deneyebileceğiniz tek bir değişiklik seçin.
5. Değişikliğin sorumlusunu belirleyin ve kullanılıp kullanılmadığını gözden geçireceğiniz tarihi kararlaştırın.

En kolay fark edilen sorunla değil, en çok zaman alan veya tekrar iş yaratan sorunla başlayın. İlk değişiklik günlük işin parçası hâline geldiğinde neyin iyileştiğini değerlendirin ve sonraki adımı seçin.

Bir yönetici bu hafta ne yapabilir?

• Beklenenden uzun süren bir süreç seçin.
• Süreci, işi yapan kişilerle başlangıçtan sonuca kadar birlikte gözden geçirin.
• Tekrarları, yanıt bekleyen onayları, eksik bilgileri ve net olmayan devirleri not edin.
• Uygulanabilir tek bir değişiklik seçin, sorumlusunu belirleyin ve gözden geçirme tarihi koyun.

Viaworks bu konuya nasıl yaklaşıyor?

Viaworks olarak şirketlerle birlikte işin gerçekte nasıl yürüdüğünü anlamaya ve uygulanabilir iyileştirmeler tasarlamaya odaklanıyoruz. Bir İş Tasarımı ve Dönüşüm Şirketiyiz. Hazır bir çözümle başlamak yerine önce şirketin işini ve gerçek ihtiyacını anlamaya çalışıyoruz.

Çalışmamız üç adımdan oluşuyor. Önce mevcut çalışma biçimini anlıyor ve nereden başlanması gerektiğini belirliyoruz (ViaLabs). Ardından ekibinizle birlikte uygun değişikliği tasarlayıp hayata geçiriyoruz. Bu; adımların veya sorumlulukların netleştirilmesi, karar kurallarının belirlenmesi ya da gerçekten gerekiyorsa yazılım geliştirilmesi olabilir (ViaBuild). Son olarak yeni çalışma biçiminin günlük işin parçası hâline gelmesine destek oluyoruz (ViaShift).

İşler olması gerekenden daha fazla zaman ve emek alıyorsa konuşabiliriz. İletişim bilgilerimize viaworks.co üzerinden ulaşabilir, yaklaşımımızın ayrıntılarını “Nasıl çalışıyoruz?” sayfamızda inceleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Şirketlerde zaman kaybına neden olan görünmeyen sorunlar nelerdir?

Bütçede veya raporlarda kolayca fark edilmeyen, ancak günlük işte zaman ve emek harcatan durumlardır. Tekrar yapılan işler, belirsiz devirler, bekleyen onaylar ve farklı yerlerde tutulan bilgiler bunlara örnektir.

Sorunun süreçten mi yoksa kişilerden mi kaynaklandığını nasıl anlarız?

İşin gerçekte nasıl yürüdüğüne bakın. Farklı kişiler aynı belirsiz adımla, eksik bilgiyle veya net olmayan onay kuralıyla karşılaşıyorsa çalışma biçiminin gözden geçirilmesi gerekebilir. İnsanları suçlamadan önce içinde çalıştıkları koşulları anlamaya çalışın.

Bu sorunları çözmek için yeni bir yazılım gerekir mi?

Her zaman değil. Sorumlulukları netleştirmek, iş devrini sadeleştirmek veya kimin hangi kararı verebileceğini belirlemek yeterli olabilir. Yazılımı, iş ve çözülmesi gereken sorun netleştikten sonra değerlendirin.

Yedi sorunun hepsini aynı anda çözmeli miyiz?

Hayır. Zaman, emek veya müşteri deneyimi üzerinde en büyük etkiyi yaratan tek bir süreç seçin. Değişikliği deneyin, ekibin kullanıp kullanmadığını kontrol edin ve ardından bir sonraki iyileştirmeye karar verin.