Daha az kaynakla daha iyi çalışmak: nereden başlamalı?

Ekip küçüldü, bütçe daraldı ama yapılması gereken işler azalmadı. Önemli işler hâlâ birkaç kişinin sorumluluğunda ve herkes işi kendi yöntemiyle yürütüyor olabilir.

Bu durum size tanıdık geliyorsa küçük başlayın: tek bir süreç ve uygulanabilir tek bir değişiklik. Günlük işleri zaten sınırlı bir ekiple yürütürken iyileştirme çalışmaları da aynı kişilerin zamanını alır. Bu nedenle ilk adım, ekibe anlamlı ölçüde zaman kazandırabilecek bir noktaya odaklanmalı. Bunun için bir süreci altı açıdan değerlendirin ve nereden başlayacağınıza beş soruyla karar verin.

Nereden başlayacağınızı doğru seçmek neden önemli?

Değişikliği hayata geçirecek kişiler, çoğu zaman günlük işleri de yürüten kişilerdir. İyileştirmeye ayrılan her saat, mevcut sorumlulukların arasına sığdırılmalıdır. İlk değişiklik etkisi sınırlı bir soruna odaklanırsa ekip değerli zamanını harcadığı hâlde üzerindeki iş yükü hafiflemeyebilir.

Bütçe, ne kadar para harcanabileceğini gösterir. Ekibin ne kadar işi gerçekten üstlenebileceğini anlamak içinse zamanın nasıl kullanıldığına bakmak gerekir: İş nerede bekliyor, kimlerin iş yükü fazla ve hangi görevler başka birinin işi bitirmesine bağlı?

Ekip zaten yoğun çalışıyorsa iyileştirmelerin sırası önem kazanır. Üstelik yeni bir çalışma biçimi günlük işin parçası hâline gelmezse ekip eski yöntemine dönebilir ve değişiklik için harcanan emek kalıcı bir sonuç sağlamayabilir.

Maliyetleri azaltmak ayrı bir karardır. Bu konuyu “Maliyetleri azaltmak mı, iş yapış biçimini iyileştirmek mi?” başlıklı yazımızda ele alıyoruz. Bu yazı ise işin yürütülme biçimini iyileştirmeye karar verdiğinizde nereden başlayabileceğinize odaklanıyor.

Bir süreci değerlendirirken hangi altı alana bakmalı?

Bir süreç seçin ve onu altı açıdan inceleyin: iş yükü, roller, adımlar, kararlar, bilgi ve teknoloji. Zaman kaybı çoğu zaman bu alanlardan birinde veya ikisinde yoğunlaşır. Hangi alanların önemli olduğunu, sürecin kendisi ve o işi yapan kişiler gösterecektir.

1. İş yükü. İşler her zaman kişilerin ayırabildiği zamana göre dağılmayabilir. Bazı kişiler aşırı yoğunken diğerleri onların işini bitirmesini bekleyebilir. Sıradan bir haftada kim kimi, ne sıklıkla bekliyor?
2. Roller. Bir adımdan kimin sorumlu olduğu net değilse iş atlanabilir ya da aynı iş iki kez yapılabilir. Süreçte yer alan kişilere her adımdan kimin sorumlu olduğunu sorun. Farklı cevaplar, sorumlulukların netleştirilmesi gerektiğini gösterebilir.
3. Adımlar. İşi her gün yapan kişilere hangi adımların fazla katkı sağlamadığını sorun. Bazı adımlar yalnızca yıllardır uygulandığı için sürüyor olabilir. Bazılarıysa gereklidir ama iş bir ekipten diğerine geçerken gereğinden fazla bekler.
4. Kararlar. Çok sayıda kararın birkaç kişiden onay beklemesi, işlerin ilerlemesini yavaşlatabilir. Daha hızlı alınması veya doğru kişiye devredilmesi hâlinde en fazla işi ilerletecek kararı belirleyin.
5. Bilgi. Aynı bilgi farklı dosyalarda veya sistemlerde tutulduğunda, ekip işe devam etmeden önce hangi kaydın doğru olduğunu kontrol etmek zorunda kalır. Bilginin nerede tutulduğuna, kimlerin erişebildiğine ve ekibin bu bilgiye ne kadar güvendiğine bakın.
6. Teknoloji. Teknolojiyi listenin sonuna bilerek koyuyoruz. İşin ihtiyaçlarına uymayan bir araç adımları artırabilir; kimsenin kullanmadığı bir araç ise beklenen faydayı sağlamaz. Ekibe hangi araçları kullanmadıklarını ve bunların yerine ne kullandıklarını sorun. Cevap Excel dosyaları veya kişisel notlarsa aracı değiştirmeden önce işin nasıl yürüdüğünü anlayın.

Sık yapılan hata ne?

Her şeyi aynı anda değiştirmeye çalışmak. Birçok ekibi aynı anda etkileyen bir çalışma, küçük bir ekibin ayırabileceğinden daha fazla zaman ve dikkat gerektirebilir.

Bir diğer hata da işin nasıl yürüdüğü anlaşılmadan yeni bir araç satın almaktır. Teknoloji çözümün bir parçası olabilir; ancak süreç, sorumluluklar ve bilgi ihtiyacı netleştiğinde çok daha faydalı olur.

Nereden başlayacağınıza nasıl karar verirsiniz?

Seçtiğiniz süreci aşağıdaki beş soruyla değerlendirin. Her cevap altı alandan birine veya birkaçına işaret edebilir. Cevaplarda en sık öne çıkan alan, başlamak için iyi bir adaydır. İlk değişikliği günlük işlerin yanında yürütülebilecek kadar küçük tutun.

1. İş en uzun nerede bekliyor?
2. Hangi görev tekrar yapılıyor ya da yalnızca yıllardır böyle yapıldığı için sürüyor?
3. Hangi belirsiz karar veya sorumluluk en fazla işi bekletiyor?
4. Bir hatayı sonradan düzeltmek en çok nerede zaman veya para kaybettiriyor?
5. Elinizdeki kişiler ve araçlarla neyi değiştirebilirsiniz?

İlk iki soru genellikle adımlara, bilgiye veya iş yüküne işaret eder. Üçüncü soru kararları ya da rolleri; dördüncü soru ise bilgi veya teknolojiyi gündeme getirebilir. Beşinci soru, yeni bir bütçe beklemeden harekete geçip geçemeyeceğinizi anlamanıza yardımcı olur.

Her alanı her soru için en fazla bir kez sayın. İki alan eşit çıkarsa, işi yapan kişilerin günlük hayatta en çok sorun yaşadıklarını söylediği alanla başlayın. Büyük bir satın alma gerektiren bir alan da daha sonraki bir iyileştirme için doğru hedef olabilir.

Alanı belirledikten sonra işi yapan kişilerle tek bir değişiklik üzerinde anlaşın ve bunu gerçek çalışma koşullarında deneyin. Bir sonraki adıma geçmeden önce iki şeyi kontrol edin: Ekip yeni yöntemi günlük işinde kullanıyor mu ve bu değişikliğin sorumlusu belli mi? Bu sorulardan birinin cevabı hayırsa başka bir değişikliğe başlamadan önce mevcut adımı güçlendirin.

Bir yönetici bu hafta ne yapabilir?

1. İşi yapan kişilerin yavaş, yorucu veya gereğinden karmaşık bulduğu bir süreç seçin.
2. Süreci ilgili kişilerle birlikte altı açıdan değerlendirin ve zamanın nerede kaybolduğunu not edin.
3. Beş soruyu cevaplayıp mevcut kaynaklarla yapabileceğiniz tek bir değişiklik belirleyin.
4. Değişikliğin sorumlusunu belirleyin ve uygulamada kullanılıp kullanılmadığını kontrol etmek için takvime bir tarih ekleyin.

Viaworks bu konuya nasıl yaklaşıyor?

Viaworks, şirketlerin işlerini yavaşlatan sorunları anlamalarına ve uygulanabilir iyileştirmeler geliştirmelerine yardımcı olur. İş tasarımı ve dönüşüm alanında çalışıyoruz.

Çalışmamız üç adımdan oluşur. Önce işin gerçekte nasıl yürüdüğünü anlar ve nereden başlanması gerektiğini belirleriz (ViaLabs). Ardından değişikliği ekibinizle birlikte tasarlar ve hayata geçiririz. Bu; bir adımın netleştirilmesi, sorumlulukların belirlenmesi, karar kurallarının düzenlenmesi veya gerçekten gerekiyorsa bir yazılım olabilir (ViaBuild). Son olarak yeni çalışma biçiminin günlük işin parçası hâline gelmesine destek oluruz (ViaShift).

Nereden başlayacağınızı değerlendiriyorsanız bizimle görüşebilirsiniz. Bize viaworks.co üzerinden ulaşabilir, yaklaşımımızın ayrıntılarını “Nasıl çalışıyoruz?” sayfamızda inceleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Daha az kaynakla daha verimli çalışmak için ne yapılabilir?

Önce ekibin beklemeye, tekrar yapılan işlere veya belirsiz sorumluluklara ne kadar zaman ayırdığını belirleyin. Kaybın en fazla olduğu süreçten başlayın, değişikliği o işi yapan kişilerle geliştirin ve günlük işte kullanıldığını kontrol edin.

Ekip küçüldüyse nereden başlamalıyız?

İşin düzenli olarak gereğinden uzun sürdüğü tek bir süreç seçin. İş yükü, roller, adımlar, kararlar, bilgi ve teknoloji alanlarını inceleyin; ardından bu yazıdaki beş soruyla uygulanabilir bir başlangıç noktası belirleyin.

Daha az kaynakla çalışmak için yeni yazılım gerekir mi?

Her zaman değil. Sorumlulukların netleşmesi veya kararların daha hızlı alınması yeni bir araç gerektirmeden de zaman kazandırabilir. Yazılımı, desteklemesi gereken işi netleştirdikten sonra değerlendirin.

İlk değişikliğin işe yaradığını nasıl anlarız?

Ekibin yeni yöntemi günlük işinde kullanıp kullanmadığını ve değişikliğin sorumlusunun belli olup olmadığını kontrol edin. Ekip eski yönteme döndüyse başka bir değişikliğe başlamadan önce bunun nedenini anlamaya çalışın.