Maliyetleri azaltmak mı, iş yapış biçimini iyileştirmek mi?

Maliyetler artıyor, yatırım kararları daha dikkatli değerlendiriliyor ve birçok ekipten aynı işi daha az kaynakla yürütmesi bekleniyor. Böyle dönemlerde ilk akla gelen seçenek çoğu zaman maliyetleri azaltmak oluyor. Bazen doğru karar da bu.

Ancak harcamayı azaltmak, işin nasıl yapıldığını kendiliğinden değiştirmez. İşler onay bekliyor, aynı görev tekrar yapılıyor veya süreç birkaç kişinin bilgisine bağlı ilerliyorsa aynı iş yükü bu kez daha az kişinin üzerine kalabilir. Bu nedenle asıl soru, hangi harcamaların azaltılacağı ve hangi işlerin daha iyi yürütülebileceğidir.

Pratik bir kural şu olabilir: Şirketin artık ihtiyaç duymadığı işleri destekleyen harcamaları azaltın; zaman ve emek kaybına yol açan işlerin nasıl yürütüldüğünü ise gözden geçirin.

İş yapış biçimini iyileştirmek, bir görevin adımlarını ele almak demektir: Her adımı kimin yaptığı, hangi sırayla ilerlediği, hangi bilgilerin kullanıldığı ve kararları kimin verdiği.

Bu soru neden şimdi daha önemli?

İşin nasıl yürütüldüğünden kaynaklanan maliyetler bütçede her zaman açıkça görünmez. Bir harcama kalemini azaltmak hızlıca kararlaştırılabilir ve etkisi bir sonraki raporda görülebilir. Ancak bütçede bir işin onay beklerken geçirdiği süre veya aynı bilginin iki kez girilmesi ayrı bir kalem olarak yer almaz. Ekip küçüldüğünde kaybedilen bu saatleri daha az kişi karşılamak zorunda kalır.

Finans yöneticileri açısından risk şudur: Bu yıl elde edilen tasarruf, başka bir yerde artan iş yükü, gecikme veya yeniden yapılan işler olarak geri dönebilir. O noktada bu sonuçlarla ilk karar arasındaki ilişkiyi görmek zorlaşabilir.

Maliyet azaltmakla iş yapış biçimini iyileştirmek arasındaki fark nedir?

Maliyet azaltmak, şirketin ne kadar harcama yaptığını değiştirir. İş yapış biçimini iyileştirmek ise bir görevin ne kadar zaman ve emek gerektirdiğini değiştirir. İki yaklaşım farklı sorulara cevap verir ve birlikte uygulanabilir.

Bu karşılaştırmayı maliyet listenizle birlikte değerlendirin. Bir harcama şirketin artık ihtiyaç duymadığı bir işi destekliyorsa azaltılması daha kolay bir karar olabilir. Ancak iş hâlâ o harcamanın sağladığı kişilere veya araçlara bağlıysa karar vermeden önce işin kendisini inceleyin.

Günlük işte zaman ve para nerede kaybolabilir?

Beş alana bakın. Her birinde yalnızca bütçeyi azaltmak, asıl sorunu olduğu gibi bırakabilir.

1. Katkısı belirsiz adımlar. Bazı adımların sonucunun kim tarafından, nasıl kullanıldığı net değildir; buna rağmen bu adımlar zaman alır. Adımı incelemeden kaynağı azaltmak, işi yalnızca başka birine devredebilir. İşi yapanlara ilk hangi adımı kaldıracaklarını ve kaldırılırsa ne olacağını sorun.
2. Tekrarlanan işler. Aynı bilgi farklı ekipler tarafından birden fazla kez giriliyor veya kontrol ediliyor olabilir. Her tekrar zaman alır; kayıtlar birbiriyle uyuşmadığında düzeltme işi de ortaya çıkar. Müşterinin ilk talebinden faturaya kadar aynı bilgi kaç kez yeniden giriliyor?
3. Bekleme. İş, bir bilgi, onay veya başka bir kişinin tamamlaması gereken görev nedeniyle durabilir. Ortada açıkça hata yapan biri olmadığı için beklemenin maliyeti kolay fark edilmeyebilir. Üstelik bekleyen işe bağlı diğer görevler de gecikebilir.
4. Uzun süren kararlar. Maliyet baskısı arttığında üst yönetim daha fazla karara dâhil olabilir. Çok sayıda kararın az sayıda kişiden onay beklemesi, işlerin ilerlemesini yavaşlatır. Kimin hangi konuda kendi başına karar verebileceğini ve hangi durumlarda üst yönetime başvurulacağını yazılı olarak netleştirmek gereksiz beklemeleri azaltabilir.
5. Birkaç kişiye bağlı işler veya herkesin farklı yöntemle çalışması. Önemli bilgiler bir ya da iki kişinin deneyimine bağlı kalabilir; bu kişiler olmadığında süreç yavaşlar. Kâğıt üzerinde maliyetli görünen bir rol, işin devam etmesi için kritik olabilir. Herkes aynı işi farklı şekilde yaptığında hataları fark etmek de zorlaşır. Kritik görevlerin sorumlusunu ve işin tamamlanmış sayılması için gerekenleri netleştirin. Bir rolü kaldırmadan önce yalnızca o kişinin yapabildiği işleri listeleyin.

Genel maliyet kesintileri hangi sorunlara yol açabilir?

Genel kesinti, işin nasıl yürüdüğü incelenmeden farklı alanlarda aynı oranda azaltım yapılmasıdır. Kaynakları azaltır ama iş adımlarını, onayları ve yapılması gereken işleri değiştirmez.

İlk sonuç açıktır: Aynı iş daha az kişiye kalır. Beklemeler ve tekrarlar da her kişinin zamanında daha büyük yer tutar.

İkinci risk ise önceden fark edilmesi daha zor olan bir sonuçtur. Kesinti, işi ayakta tutan bir kaynağı ortadan kaldırabilir. Bu kaynak, sürecin nasıl işlediğini bilen bir kişi veya ekibin her gün kullandığı bir araç olabilir.

Bazen bütçe hedefi değiştirilemez ve harcamaların azaltılması gerekir. Böyle bir durumda, kalan kişilerin üzerindeki ek yükü sınırlamak için iş yapış biçimini de aynı dönemde iyileştirmek gerekir.

Daha iyi bir yaklaşım nasıl olabilir?

Kesintileri kesinleştirmeden önce işin nasıl yürüdüğünü inceleyin. Ardından hangi harcamaların azaltılacağına, hangi işlerin iyileştirileceğine bilinçli biçimde karar verin.

Gereğinden fazla zaman veya emek alan tek bir süreçle başlayın. İşin nerede bilgi ya da karar beklediğini bulun. Artık ihtiyaç duyulmayan adımları kaldırın, aynı işi tekrarlayan kontrolleri birleştirin ve kimin hangi kararı vereceğini netleştirin. Teknolojiyi, süreç anlaşıldıktan sonra gerçekten iş yükünü azaltacağı veya gerekli bir adımı kolaylaştıracağı yerde değerlendirin.

Yeni bir süreci yazılı hâle getirmek tek başına yeterli değildir. Değişikliğin günlük işte uygulanması gerekir. Bu nedenle ekibin yeni yöntemi benimseyip benimsemediğini görmek için değişiklik sonrasına da zaman ayırın.

Hangi süreçten başlayacağınızdan emin değilseniz “Daha az kaynakla daha iyi çalışmak: nereden başlamalı?” yazımızdaki beş sorudan yararlanabilirsiniz.

Değişikliğin işe yaradığını nasıl anlarsınız?

Değişiklikten önce sürecin ne kadar sürdüğünü ve işin ne sıklıkla düzeltilmek veya yeniden yapılmak üzere geri döndüğünü kaydedin. Yeni yöntem bir süre uygulandıktan sonra aynı ölçülere tekrar bakın. Bu karşılaştırma, gelecek planlama ve bütçe görüşmelerinde kullanılabilecek somut bir dayanak sağlar.

Bu hafta ne yapabilirsiniz?

1. Planlanan her maliyet azaltımının yanına hangi işi etkileyeceğini ve o işi sonrasında kimin üstleneceğini yazın.
2. Şirketin artık ihtiyaç duymadığı işleri destekleyen harcamaları işaretleyin. Bunlar azaltım için daha açık adaylar olabilir.
3. En çok emek alan süreçte işin en uzun süre beklediği noktayı bulun ve beklenen onayları listeleyin.
4. Karşılaştırma yapabilmek için sürecin bugün ne kadar sürdüğünü kaydedin.
5. Listenizi ikiye ayırın: şimdi azaltılabilecek maliyetler ve o alanda yeni bir kesinti yapılmadan önce iyileştirilmesi gereken işler.

Viaworks bu konuya nasıl yaklaşıyor?

Viaworks, şirketlerin iş yapış biçimlerini anlamalarına ve geliştirmelerine yardımcı olur. Bir İş Tasarımı ve Dönüşüm Şirketiyiz. Maliyetlerle ilgili çalışmalarda da değişiklik önermeden önce rakamların arkasındaki işleyişi inceleriz.

Üç adımda çalışırız. Önce işin gerçekte nasıl yürüdüğünü anlar, zamanın ve emeğin nerede kaybolduğunu belirleriz (ViaLabs). Sonra ekibinizle birlikte iyileştirmeyi tasarlar ve hayata geçiririz: iş adımları, sorumluluklar, karar kuralları ve yalnızca gerçekten gerektiğinde yazılım (ViaBuild). Son olarak yeni çalışma biçiminin günlük işin parçası hâline gelmesine destek oluruz (ViaShift).

Maliyetleri azaltmakla iş yapış biçimini iyileştirmek arasında karar vermeye çalışıyorsanız bizimle görüşebilirsiniz. İletişim bilgilerimiz viaworks.co adresinde; çalışma yaklaşımımızı “Nasıl çalışıyoruz?” sayfamızda bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Bütçe baskısı varken maliyetleri azaltmak yanlış mı?

Hayır. Şirketin artık ihtiyaç duymadığı işleri destekleyen harcamaları azaltmak doğru bir karar olabilir. Risk, işin nasıl yürüdüğüne bakmadan kesinti yapmaktır. Böyle bir durumda aynı adımlar ve beklemeler daha az kişinin sorumluluğunda kalabilir.

Maliyet azaltmakla verimlilik arasındaki fark nedir?

Maliyet azaltmak harcamayı düşürür. Verimlilik ise işin daha az zaman ve emekle tamamlanabilmesidir. İş yapış biçimini iyileştirmek, elde edilen tasarrufun sürmesine yardımcı olabilir; sonuç, yapılan değişikliklere ve bunların ne ölçüde kullanıldığına bağlıdır.

Süreç iyileştirme pratikte ne anlama gelir?

Bir işi oluşturan adımları, kullanılan bilgileri ve alınan kararları incelemek; gereksiz tekrar, bekleme veya belirsizlik yaratan noktaları değiştirmek demektir. Teknoloji, bir işi ortadan kaldırdığı veya gerekli bir adımı kolaylaştırdığı zaman fayda sağlar.

Maliyetleri azaltırken iş yapış biçimini de iyileştirebilir miyiz?

Evet. Planlanan kesinti zaten yoğun çalışan bir sürecin yükünü artıracaksa önce o süreci gözden geçirip iyileştirmek, ardından kesinti kararını netleştirmek daha doğru olabilir. Şirketin artık ihtiyaç duymadığı harcamalar ise ayrı olarak azaltılabilir.